A tecnologia tributária pode revolucionar as rotinas de gestão fiscal do RH e trazer muitos benefícios para a empresa.
Quando o assunto é fechamento de folha, é provável que sua equipe deixe passar muitos detalhes importantes sobre encargos e contribuições.
Por isso, a solução é deixar o trabalho duro com as máquinas e focar nas estratégias para otimização dos tributos e recuperação de créditos previdenciários.
A seguir, você vai entender como a tecnologia tributária permite automatizar tarefas e identificar oportunidades de geração de caixa na folha de pagamento.
Siga a leitura e invista no sistema certo para o seu negócio.
O que é tecnologia tributária?
Tecnologia tributária é toda solução digital que agiliza a gestão fiscal nas empresas e facilita o compliance.
São softwares que automatizam tarefas nessa área e ajudam equipes a poupar tempo e esforço nas rotinas diárias, além de integrar diferentes áreas da organização com a contabilidade.
Considerando que o Brasil tem a 15º maior carga tributária do mundo em um ranking de 30 países da OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico), conforme divulgado pela Agência Congresso, a tecnologia tem um papel fundamental na otimização da gestão de impostos, encargos e contribuições.
Para você ter uma ideia, temos quase 100 tributos ativos no país, que exigem muita atenção das empresas na hora da apuração, pagamento e prestação de contas ao Fisco.
Boa parte desses tributos são classificados como previdenciários e se concentram na folha de pagamento, que é de responsabilidade da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Daí a conexão entre o RH e a tecnologia tributária, que veio para tornar os processos mais eficientes e garantir a assertividade no cumprimento das obrigações.
Como funciona a gestão fiscal no RH
Uma das principais atribuições do RH ou DP nas empresas é o fechamento mensal da folha de pagamento.
Esse documento contém todas as informações sobre a remuneração dos colaboradores e serve como base para a apuração e recolhimento de contribuições e encargos trabalhistas.
Entre os encargos básicos, temos:
- Contribuição à Previdência Social (INSS) de 20%
- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) de 8%
- Contribuições parafiscais a terceiros (Sebrae, Senai, Incra, etc.) com alíquotas variadas
- Risco de Acidentes de Trabalho (RAT) de 1%,2% ou 3% (sujeito ao multiplicador FAP)
- Contribuições previdenciárias sobre verbas indenizatórias (Ex: aviso prévio indenizado, auxílio-doença e salário-maternidade).
Logo, cabe ao RH fazer os cálculos trabalhistas todo mês e enviar as informações ao governo pela internet por meio do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
É obrigatório enviar obrigações como as guias de recolhimento do FGTS e INSS, Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e livro de registro de empregados.
Lembrando que estamos falando prioritariamente de empresas optantes pelo Lucro Real ou Presumido, já que o Simples Nacional possui regras simplificadas.
Como a tecnologia tributária ajuda o RH
Como vimos, o RH tem uma função importante de gestão fiscal associada à folha de pagamento e seus encargos trabalhistas.
Devido à complexidade da legislação tributária e previdenciária, é comum que as empresas cometam erros de cálculo e/ou paguem valores indevidos ou a maior em contribuições.
Se não houver um especialista em tributação previdenciária na equipe, é bem provável que o negócio deixe passar uma série de irregularidades como contribuições inconstitucionais e tributos que já possuem jurisprudência para serem contestados.
Além disso, os responsáveis pela folha precisam ficar atentos às oportunidades de recuperação de créditos previdenciários.
Com esse recurso, é possível compensar valores pagos a maior ou indevidamente ao INSS e revertê-los em fluxo de caixa para a empresa de forma totalmente legal e segura.
Mas, com a rotina corrida do RH, fica difícil cumprir todas as obrigações trabalhistas, fechar a folha de pagamento, prestar contas ao Fisco (ou repassar a tarefa à contabilidade) e ainda correr atrás da recuperação de créditos tributários.
É aí que entra a tecnologia tributária, como uma ferramenta que agiliza a gestão dos encargos e contribuições para que o departamento consiga focar nas suas tarefas mais estratégicas.
Com o software certo, é possível integrar o RH com a contabilidade, automatizar cálculos, gerar relatórios fiscais em poucos cliques e várias outras funcionalidades.
Função da tecnologia na recuperação de créditos previdenciários
Um dos grandes diferenciais da tecnologia tributária no RH é a possibilidade de revisar automaticamente as declarações e identificar oportunidades de recuperação de créditos previdenciários na folha.
Hoje, já existem sistemas com recursos de inteligência artificial capazes de fazer uma varredura completa nos documentos e mapear débitos e créditos em segundos.
Dessa forma, o RH poupa muitas horas de trabalho com a revisão manual de declarações, que torna praticamente inviável a compensação de créditos.
Com o apoio da tecnologia, é possível utilizar estratégias como:
- Exclusão de verbas indenizatórias (Ex: salário-maternidade, aviso prévio indenizado e 15 dias antecedentes ao auxílio-doença) da base de cálculo da contribuição previdenciária
- Contestação do Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que pode até dobrar a contribuição devida ao INSS no ano seguinte conforme a frequência acidentária da empresa
- Limitação da base de cálculo de contribuições parafiscais a terceiros em 20 salários mínimos (e não sobre a folha total da empresa).
Esses são exemplos de caminhos que a empresa pode tomar para reaver valores pagos indevidamente e gerar caixa respeitando as leis tributárias.
Mas, para isso, é preciso contar com sistemas que auxiliem o RH na identificação dos créditos tributários e tornem o processo mais rápido.
De outro modo, todas as horas gastas na revisão de documentos e envio de contestações administrativas ao Fisco podem não compensar para o negócio.
AG Capital: especialista em tecnologia tributária para o RH
A solução para incorporar a tecnologia tributária ao RH é contar com um parceiro especialista em folha de pagamento como a AG Capital.
Nosso diferencial é a tecnologia previdenciária exclusiva somada ao Método de Ponto a Ponto, que garante uma revisão minuciosa de suas declarações e identificação precisa de débitos e créditos.
Desde 2010, já atendemos mais de 2.500 clientes pelo país e recuperamos mais de R$ 3 bilhões somente com a regularização tributária.
Você só precisa enviar a documentação dos últimos 5 anos e aguardar o relatório técnico inicial, e então decidir se quer seguir com o aproveitamento das oportunidades.
Assim, a equipe do RH fica livre para se dedicar às atividades estratégicas da área e a empresa só tem a ganhar com a recuperação dos tributos.
Entendeu como a tecnologia tributária agiliza o trabalho do RH?
O próximo passo é conhecer nossos serviços e acessar o que há de mais avançado na área de recuperação tributária.
