Os impostos sobre a folha de pagamento representam um dos maiores custos estruturais das empresas brasileiras e, ao mesmo tempo, um dos temas mais complexos do sistema tributário nacional.

Ao longo dos últimos anos, alterações legislativas, medidas provisórias e novos entendimentos dos órgãos fiscalizadores vêm transformando a forma como esses encargos devem ser apurados, recolhidos e revisados.

Esse cenário exige atenção constante de empresários, diretores e gestores em geral. Pequenas mudanças interpretativas podem ocasionar impactos financeiros relevantes, tanto sob a ótica de riscos fiscais quanto de oportunidades legítimas de aproveitamento de valores pagos indevidamente.

Neste artigo, você vai entender como funcionam os impostos sobre a folha de pagamento, quais foram as principais mudanças recentes e como as empresas podem se posicionar estrategicamente diante desse novo contexto.

O que são impostos sobre a folha de pagamento?

A expressão “impostos sobre a folha de pagamento” é amplamente utilizada para designar o conjunto de encargos incidentes sobre a remuneração.

Do ponto de vista técnico, entretanto, trata-se de um conceito amplo, que envolve tributos, contribuições previdenciárias e encargos de natureza trabalhista – como contribuições parafiscais, por exemplo.

Essa distinção é fundamental. Enquanto alguns valores têm caráter estritamente trabalhista e não admitem compensação tributária, outros integram a base de cálculo das contribuições sociais e podem ser objeto de revisão ou de restituição de créditos, desde que respeitados os limites legais.

Quais encargos incidem sobre a folha de pagamento?

A folha de pagamento é composta por diferentes tipos de encargos, que impactam diretamente o custo da mão de obra no Brasil.

De um lado, estão os encargos trabalhistas, decorrentes da Consolidação das Leis do Trabalho e de normas constitucionais.

De outro, encontram-se os encargos tributários e previdenciários, que formam o núcleo dos chamados impostos sobre a folha de pagamento.

Como funciona a contribuição previdenciária sobre a folha de pagamento?

A contribuição previdenciária patronal está prevista na Lei nº 8.212/1991, que instituiu o plano de custeio da Seguridade Social.

De acordo com essa legislação, as empresas devem recolher contribuição incidente sobre a remuneração paga, devida ou creditada aos empregados e trabalhadores autônomos.

Esse conceito de remuneração, aparentemente simples, é justamente o ponto central de inúmeras discussões judiciais.

A definição do que é verba remuneratória ou indenizatória influencia diretamente a incidência ou não da contribuição previdenciária e, consequentemente, o valor dos impostos sobre a folha de pagamento.

No regime tradicional, a alíquota principal é de 20% sobre a folha, acrescida do Risco Ambiental de Trabalho (RAT) e das contribuições a terceiros. Somadas, essas parcelas representam um custo significativo para as empresas, especialmente aquelas intensivas em mão de obra.

O RAT pode ser majorado ou reduzido pelo Fator Acidentário de Prevenção (FAP), mecanismo que leva em conta o histórico de acidentes e afastamentos da empresa.

Na prática, inconsistências na apuração do FAP são comuns e fazem com que muitas empresas recolham impostos sobre a folha de pagamento acima do que seria efetivamente devido, sem sequer perceber.

Mudanças recentes nos impostos sobre a folha de pagamento

Nos últimos anos, os impostos sobre a folha de pagamento passaram por transformações relevantes, impulsionadas principalmente por decisões e posicionamentos dos órgãos fiscalizadores.

O STF consolidou entendimentos importantes ao analisar a natureza jurídica de determinadas verbas pagas aos empregados, redefinindo a base de cálculo da contribuição previdenciária patronal.

E, em 2020, o Supremo Tribunal Federal declarou inconstitucional a incidência de contribuição previdenciária patronal sobre o salário-maternidade. O entendimento foi de que o benefício não possui natureza remuneratória, mas sim indenizatória, o que afastaria a incidência dos impostos sobre a folha de pagamento.

Essa decisão permitiu que empresas buscassem o aproveitamento de valores pagos indevidamente nos últimos cinco anos e abriu precedentes relevantes para a discussão de outras verbas.

Posicionamento dos órgãos fiscalizadores sobre benefícios na folha

Além do Judiciário, os órgãos fiscalizadores também têm papel relevante na definição do alcance dos impostos sobre a folha de pagamento.

Um exemplo é o entendimento de que valores pagos a título de vale-transporte ou vale-combustível, quando utilizados estritamente para o deslocamento do empregado, não sofrem incidência de contribuição previdenciária.

Entretanto, falhas na operacionalização desse benefício podem levar à caracterização de salário indireto, o que reforça a importância de controles adequados e revisão periódica da folha.

Reoneração da folha de pagamento: o que mudou para as empresas?

Após sucessivas prorrogações da política de desoneração da folha, o governo federal iniciou um processo de reoneração gradual, alterando significativamente o custo da mão de obra em diversos setores.

A reoneração foi implementada por meio de medidas provisórias e leis que restabeleceram, ainda que de forma escalonada, a contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a folha.

Para muitas empresas, isso significou um aumento imediato da carga tributária e a necessidade de revisão de estratégias financeiras.

Com a reoneração, os impostos sobre a folha de pagamento voltaram a pressionar margens, afetando preços, contratos e decisões de investimento.

Nesse contexto, a revisão tributária deixou de ser apenas uma oportunidade e passou a ser uma medida de proteção financeira.

Principais riscos relacionados aos impostos sobre a folha de pagamento

Entre os principais riscos relacionados aos impostos sobre a folha de pagamento, encontramos:

• Enquadramento incorreto de verbas
• Erros na aplicação do RAT e do FAP
• Recolhimentos indevidos de contribuições a terceiros
• Falhas na compensação de créditos previdenciários

Esses problemas podem resultar em autuações fiscais, multas e dificuldades na obtenção de certidões negativas.

Apesar da complexidade, o cenário atual oferece oportunidades relevantes.

Empresas que revisam criteriosamente a folha conseguem identificar valores pagos indevidamente, corrigir distorções históricas e reduzir custos recorrentes, sempre com respaldo técnico e jurídico.

Como lidar estrategicamente com os impostos sobre a folha de pagamento

A gestão dos impostos sobre a folha de pagamento deve ser tratada como parte da estratégia empresarial. Não se trata apenas de cumprir obrigações legais, mas de garantir que a empresa pague exatamente o que é devido e nada além disso.

Cada decisão judicial, cada mudança legislativa e cada novo entendimento administrativo pode representar economia ou risco.

Empresas que não revisam sua folha regularmente tendem a acumular pagamentos indevidos ao longo dos anos, comprometendo sua competitividade.

Conte com a AG para revisar os impostos sobre a folha de pagamento

A AG atua com foco em inteligência tributária aplicada à folha de pagamento, combinando conhecimento técnico, tecnologia e análise de dados.

Enquanto uma das empresas que compõem o Grupo AG Capital e primeira TaxTech do país, auxiliamos companhias no mapeamento de oportunidades, aproveitamento de valores e operação com segurança jurídica em um ambiente tributário cada vez mais complexo.

Sua empresa pode estar pagando impostos sobre a folha de pagamento a mais todos os meses!

Entre em contato com a AG e solicite um diagnóstico inicial sem custos, identificando oportunidades reais de economia com segurança jurídica e suporte técnico completo.