A folha de pagamento, querendo ou não, é uma das maiores obrigações do Departamento Pessoal de uma empresa. Mas você sabe o porquê ela é tão importante? 

A verdade é que não existe apenas uma resposta para essa pergunta. Isso porque esse é um documento que possui diferentes finalidades e importâncias, desde operacionais até fiscais e contábeis. 

Sujeita a diferentes variáveis, processos e legislação, o cálculo da folha de pagamento é fundamental para o fechamento e o pagamento mensal dos funcionários de qualquer empresa. 

Portanto, independentemente de você trabalhar ou não no setor de RH, esse é um tema importante para todos. Sendo assim, descubra neste artigo o que é esse documento, por que ele precisa ser feito e como ele é calculado.  

• O que é a folha de pagamento; 
• Qual a finalidade de uma folha de pagamento; 
• Como é feito o cálculo da FP; 
• Os principais proventos; 
• Os principais descontos. 

O que é folha de pagamento? 

A folha de pagamento é um documento, emitido mensalmente pelas empresas, onde constam os registros fiscais, trabalhistas, contábeis e de jornada de trabalho pelos serviços prestados por seus colaboradores. 

O principal desses registros acaba sendo, sem sombra de dúvidas, o valor do salário mensal que consta na CTPS de cada trabalhador. 

Após a realização da folha de pagamento, é emitido o holerite. Embora muitas pessoas confundam folha de pagamento com holerite, explicaremos para você o que os diferencia. 

Holerite 

O holerite também é um documento onde constam os descontos e informações salariais em folha, para o funcionário. Ele serve como uma prestação de contas entregue pelo empregador ao colaborador, como se fosse um “resumo” do pagamento. 

Entre as informações fiscais constantes no holerite, temos: 

• Jornada de trabalho; 
• FGTS; 
• Adicional noturno; 
• INSS; 
• Descontos decorrentes de faltas injustificadas ou suspensões;
• Aviso Prévio; 
• Plano de saúde e/ou odontológico, quando oferecidos; 
• Entre outros. 

Para compor o holerite, a empresa precisa, antes, fechar a sua folha de pagamento. Portanto, ambos os documentos estão interligados, sendo uma consequência do outro. 

Qual a finalidade de uma folha de pagamento? 

Além de ser uma exigência legal, a folha de pagamento é um documento onde estão reunidas as principais informações da empresa e dos seus empregados. 

Nela, estarão presentes os valores de remuneração, descontos, impostos e as bonificações concedidas para os trabalhadores, e assim, assegura-se que os colaboradores receberão a sua remuneração corretamente e sem atraso. 

Na folha de pagamento, constarão as apresentadas no holerite, acrescidas de outras: 

• Salário do colaborador (no caso o valor fixo acordado no contrato); 
• Adicionais de periculosidade e insalubridade; 
• Adicional noturno; 
• Comissões e bonificações; 
• Horas extras; 
• Salário família; 
• Vale transporte; 
• Vale refeição/alimentação;
• Faltas e atrasos registados no controle de ponto; 
• Imposto de Renda; 
• FGTS; 
• Contribuição sindical (se for autorizada pelo colaborador). 

‍Elaborar com atenção a folha de pagamento é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio. Por isso, é comum dizer que o RH é o coração da empresa, já que é esse o setor responsável pela elaboração desse documento. 

Como é feito o cálculo da FP? 

Para começar a fazer o cálculo da folha de pagamento da sua empresa, é importante saber quais são: 

• As classificações de cargos dos colaboradores da empresa; 
• O controle da frequência de trabalho de cada um deles; 
• O cálculo das horas que cada colaborador trabalhou. 

Se a sua empresa é daquelas que possuem um banco de horas, será necessário levantar o valor total de horas trabalhadas por cada colaborador, as da jornada de trabalho, as horas extras, as faltas, atrasos, possíveis adicionais e os descontos de DSR.  

Esse processo de contagem de horas é chamado de fechamento de ponto. Ele é o primeiro passo para realizar o cálculo de folha de pagamento. Terminada essa etapa, é chegado momento de calcular os descontos. 

Além dos proventos e descontos, o RH de qualquer empresa precisa estar atento também a um ponto bem importante, e que pode influenciar no cálculo final da folha: a Convenção Coletiva de Trabalho, ou CCT. Levar as regras dela em conta evitará a incidência de multas, infrações e ações judiciais.

Principais proventos  

A folha de pagamento é composta por alguns itens para registrar quais são os valores ganhos por cada colaborador, chamados por proventos/vencimentos. 

Veja abaixo quais são os principais: 

Salário 

Acordado entre as partes, de acordo com as regras estabelecidas pela legislação, o salário é o montante fixo a ser pago pelo empregado, em função do trabalho realizado pelo empregado, durante o tempo em que ele esteve a disposição. 

Descanso Semanal Remunerado - DSR 

A legislação define que todo trabalhador tem direito a um dia de descanso remunerado, e que essa folga possa ocorrer, preferencialmente, aos domingos. Entretanto, essa regra não é obrigatória. 

Nesse caso, o repouso semanal precisa ser de 24 horas, sem que as horas desse dia sejam tiradas/diluídas diariamente durante a semana. Porém, se o trabalhador não cumprir com a sua carga horária, perderá o direito a esse descanso. 

Horas extras 

Você sabe o que é considerado hora extra? É qualquer adicional de horas trabalhadas além daquelas acordadas no contrato de trabalho. Por lei, o colaborador pode trabalhar até duas horas além da sua jornada de trabalho normal.  

No caso, essas horas que excedem a jornada devem ser pagas com o acréscimo de, pelo menos, 50% em cima do valor paga e acordada com o colaborador. 

Adicional de insalubridade 

Calculado sobre o piso da categoria, ou o salário-mínimo, o adicional de insalubridade deve ser obrigatoriamente pago aos trabalhadores que trabalham em condições insalubres, bem acima dos limites de tolerância definidos pelo Ministério de Trabalho. 

Outorgado pelo artigo 192 da CLT, o adicional de insalubridade pode ser cobrado de três formas: 

• 10% para o grau mínimo; 
• 20% para o grau mínimo; 
• 40% para o grau mínimo. 

Adicional de periculosidade 

Esse adicional deve ser pago aos trabalhadores que possuem atividades em que existem contato constante com eletricidade, inflamáveis ou explosivos, expondo o profissional a situações de risco. 

O valor a ser remunerado deve ser de 30% sobre o salário do colaborador, isso sem contar acréscimos resultantes de prêmios, gratificações ou participações nos lucras da organização. 

Adicional Noturno 

Os trabalhadores que exercem as suas atividades entre a noite e a madrugada também têm direito a um adicional específico. É o adicional noturno, e o horário coberto por ele será diferente para trabalhadores urbanos e os rurais. 

Para os trabalhadores urbanos, a jornada tem que ser entre 22h e às 5h, já para o trabalhador rural precisa estar compreendido entre 20h e às 4h. O percentual do adicional noturno será de, pelo menos, 20% do valor hora. 

Geralmente, a hora de serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos.  

Diárias para viagens 

Sempre que um colaborar viaja a trabalho as diárias para viagens servem para cobrir gastos com: alimentação, hospedagem, transporte, etc. 

Conforme o artigo 457 da CLT, esses valores precisam constar na folha de pagamento da empesa. Entretanto, formalmente, esses recursos não integram a remuneração do trabalhador, não constituem qualquer encargo trabalhista, ou previdenciário, nem estar incorporadas ao mercado de trabalho firmado entre as partes. 

Salário-família 

Concedido ao trabalhador, o salário-família é um benefício previdenciário que está vinculado ao INSS.  

A cessão dele, por parte da empresa, por um valor correspondente por filho que ele tiver, que tenha até 14 anos ou seja comprovadamente inválido, e também cuja dependência econômica esteja atestada. 

O percentual remunerado por cada filho será equivalente a 5% do valor do salário-mínimo, conforme o disposto no artigo 12 do decreto 53.153. É o colaborador que deve requerer a empresa o recebimento desse benefício.  

A Previdência Social é o órgão que costuma, todos os anos, tabelar os valores a serem pagos de salário-família e a faixa salarial correspondente a esse pagamento. 

Auxílio creche 

Esse tipo de benefício se enquadra apenas para empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais de 16 anos. A raiz do auxílio creche é oferecer um espaço físico para que os filhos, entre o e 6 meses, das trabalhadoras tenham onde ficar durante a jornada de trabalho delas. 

Caso não exista esse espaço na própria empresas, o empregador fica obrigado a oferecer auxílio-creche ou babá, pelo menos até a criança completar 6 meses de idade, sendo o valor desse auxílio determinado conforme convenção coletiva. 

Adicional por tempo de serviço 

Apesar de não ser um benefício estipulado na legislação trabalhista, o adicional por tempo de serviço pode ser um benefício concedido pelo empregador, seja por convenção coletiva ou não. 

Por ser estabelecido pela empresa, é ela quem define o valor a ser pago pelo benefício e o tempo mínimo necessário na organização para começar a recebê-lo. 

Principais descontos  

Existem também valores a serem deduzidos e que compõem a folha de pagamento dos colaboradores, como: 

Imposto de renda 

Seja para as empresas, os trabalhadores que são CLT, esse é um dos tributos mais conhecidos que incidem sobre os rendimentos.  

O IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte - é sempre conferido pelo empregador, que é a parte responsável por realizar o pagamento ou o repasse dos valores arrecadados para a Receita Federal. 

Para fazer o cálculo do IRRF na folha de pagamento, a empresa precisa conferir quais alíquotas devem ser pagas segundo a tabela de contribuição. 

Desconto de Previdência 

Outro desconto importante é o referente a previdência. Destinado à Previdência Social, essa contribuição existe em conformidade com a IN 971/2009. 

Nesse caso, o valor é descontado na folha de pagamento, sendo destinado para a aposentadoria do colaborador. O valor cobrado não é fixo, com o desconto costumando variar de 8% a 11%, variando conforme o valor bruto do salário do trabalhador. 

A obrigação de contribuir com a previdência são dos: empregados domésticos, empregados no regime CLT, contribuintes individuais – que tenham alguma atividade remunerada – e trabalhadores avulsos. 

Adiantamentos 

Apesar de não ser uma prática comum, o adiantamento salarial pode ser solicitado pelo colaborador da empresa, sendo o valor requerido descontado na folha de pagamento do mês seguinte. 

Há também a possibilidade de o adiantamento ser uma norma obrigatória, mas somente quando for fruto de um acordo ou convenção coletiva. 

Contribuição sindical 

A Reforma Trabalhista aprovada em 2017, durante o Governo Temer, acabou transformando esse desconto em uma obrigação facultativa. 

A MP 873 foi outro instrumento legislativo voltado para tratar da contribuição sindical, nesse caso ela buscava estabelecer que quando o colaborador optasse pelo pagamento dessa contribuição, que ela não fosse feita sobre a folha de pagamento. 

Porém, ela não foi votada dentro do prazo e perdeu a sua validade em junho de 2019. 

Vale-transporte 

Este é o benefício que a empresa concede para que o trabalhador utilize o transporte público para se deslocar de casa para o trabalho, e vice-versa.  

Para haver esse tipo de concessão, o empregador pode descontar até 6% do salário pago ao colaborador, variando conforme o custo do trajeto feito por ele para chegar até o trabalho. 

Caso a empresa garanta o transporte gratuito para ele, ela não deve oferecer esse tipo de benefício. 

Vale-alimentação 

Vale destacar três pontos relacionados a esse benefício que é descontado em folha: 

• Ele não é estabelecido por lei; 
• Também não descrimina um valor mínimo para ser descontado sobre a folha de pagamento, somente um valor máximo: ele não pode ultrapassar 20% do valor do salário do colaborador; 
• As empresas que optam por aderir Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT, podem deduzir em até 4 % do seu imposto de renda as suas despesas com a alimentação dos seus colaboradores. 

Faltas e atrasos 

Fica a cargo da empresa decidir por descontar ou não um dia não trabalhado pelo seu colaborador, pelo menos as que não tenham justificativa. Isso também se aplica ao DSR. 

Se a falta ocorrer em uma semana que tenha feriado, o dia faltado também poderá ser descontado. 

Para evitar erros de cálculo na elaboração da folha de pagamento, é essencial contar com sistemas que automatizem esse processo e outros, como o de controle de ponto.  

Assim, a sua empresa elimina o risco de ter problemas com o Fisco Federal, de ocorrerem falhas humanas e garante maior agilidade, controle e segurança na gestão financeira do seu negócio. 

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